Pipelines

Un pipeline es un proceso de tu negocio dividido en etapas: una venta B2B, el onboarding de un cliente, una solicitud de crédito, una garantía, una compra o una contratación. Además de mover tarjetas en un tablero, cada etapa puede tener reglas: lo que hace falta para entrar o salir, las tareas que se crean solas, quién aprueba, cuánto tiempo máximo puede durar y qué ve el cliente.

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La sección Pipelines

Pipelines tiene su propio lugar en el menú lateral, junto al CRM. Ahí ves todos tus procesos como tarjetas, sin importar qué avanza por ellos (negocios, solicitudes, casos, pedidos…): sus etapas con cuántos hay en cada una, cuántos están fuera de SLA o por vencer, cuántos esperan aprobación y en cuántas etapas ya hay reglas. Filtra por lo que avanza o busca por nombre. La sección tiene tres pestañas: Procesos, Aprobaciones y Reporte.

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Crear un proceso

Tienes tres caminos:

• Desde una plantilla: en Pipelines → Plantillas eliges Venta B2B, Onboarding, Solicitud de crédito, Garantía, Compras o Selección de personal. La plantilla trae las etapas con sus reglas y, si hace falta, crea el objeto (por ejemplo, «Solicitudes de crédito») con sus campos. Si el objeto ya existe, el proceso se agrega como otro pipeline de ese objeto sin tocar el que ya tienes.
• En blanco: en Pipelines → Nuevo pipeline eliges qué avanza por él: negocios, un objeto que ya tienes o algo nuevo (creas el tipo de registro ahí mismo, por ejemplo «Solicitudes»). Arranca con etapas neutras que cambias en el constructor. Un objeto puede tener varios pipelines (mismos registros, otras etapas y reglas).
• Con Mia: descríbele el proceso («solicitudes de números de partners: aprobación, implementación, producción y facturación») y te propone el pipeline con sus etapas, checklist y aprobaciones para que lo revises antes de crearlo.

Las plantillas son un punto de partida: después puedes cambiar todo.

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El constructor

Abre un proceso con Constructor y lo diseñas a pantalla completa:

• A la izquierda, las etapas: arrástralas para reordenarlas, agrega nuevas y elige una para editarla. Cada etapa muestra cuántos hay hoy en ella y un resumen de sus reglas.
• A la derecha, la etapa elegida: en Etapa le cambias el nombre, el color y el tipo (en curso, final: logrado o final: descartado) y, en los negocios, la probabilidad de cierre. Las demás pestañas son sus reglas.
• Arriba, la validación en vivo: te dice si falta algo antes de publicar (una etapa sin nombre, una aprobación sin aprobadores, una etapa de rechazo que ya no existe…). Toca un aviso para ir directo a la etapa.
• Publicar cambios guarda las etapas y las reglas de todas las etapas de una vez, como una sola versión. Si quitas una etapa que tiene negocios o registros, eliges a qué etapa pasan: no se borra nada y el cambio queda en su historial.

Desde el mismo constructor ves el Rendimiento de cada etapa y las Versiones publicadas (puedes restaurar una anterior). En los pipelines de negocios también editas los motivos de descarte.

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Configurar las reglas de cada etapa

Las reglas de cada etapa se organizan en pestañas: Cada vez que publicas, queda una versión: puedes ver el historial y restaurar una anterior. Los registros que ya están en curso siguen como estaban; las reglas nuevas aplican desde su próximo movimiento.

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Mover un registro de etapa

Al mover un negocio o un registro (en el tablero, la ficha, la bandeja, la app móvil, una automatización, Mia o la API) se aplican las mismas reglas:

• Si falta algo, ves exactamente qué y puedes abrir la ficha para completarlo.
• Si la etapa pide aprobación, se avisa a los aprobadores y el registro pasa solo cuando se aprueba.
• Quien tiene permiso puede mover con excepción escribiendo un motivo; queda en el historial con su nombre.

En la ficha de cada negocio o registro, el panel de la etapa muestra el siguiente paso, lo que falta, las tareas, el checklist, la aprobación en curso y el tiempo que queda del SLA.

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Aprobaciones

Los aprobadores reciben el aviso en la app, en el móvil y por correo, y pueden decidir desde cualquiera de los tres (el correo trae un enlace de un solo uso). En Pipelines → Aprobaciones cada persona ve lo que espera su decisión y lo que ya decidió. Un aprobador puede delegar su decisión en otra persona del equipo, por ejemplo cuando sale de vacaciones.

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Dónde aparecen los procesos

• Bandeja: en el panel del contacto ves sus procesos en curso, en qué etapa están y si van atrasados.
• Empresa: la pestaña de resumen muestra lo que está en curso con esa empresa (procesos y proyectos).
• Mi trabajo: reúne en una sola lista tus tareas de proyectos, las tareas de las etapas y los tickets que tienes asignados.
• Proyectos: un proyecto puede mostrar tableros de pipelines, vincular negocios, registros y tickets, y sus hitos pueden completarse cuando un registro llega a una etapa.
• Customer Portal: en Mis trámites el cliente ve el avance con los nombres pensados para él, lo que le falta hacer (subir un documento o aprobar algo) y puede hacerlo ahí mismo.

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Listas inteligentes

Desde CRM → Segmentos puedes crear listas de negocios o de los registros de un objeto, no solo de contactos. Se filtran por etapa, días en la etapa, SLA (vencido, por vencer, a tiempo), aprobación pendiente, responsable, pipeline y campos, por ejemplo «Solicitudes en Implementación hace más de 5 días». Se actualizan solas, sus contactos vinculados sirven como audiencia de campañas y una automatización puede iniciarse cuando algo entra a la lista. Ver Segmentos.

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Automatizaciones

Además de los disparadores de siempre, una automatización puede iniciarse cuando un registro entra o sale de una etapa, cuando se pide o se decide una aprobación, cuando el SLA de la etapa está en riesgo o vencido, cuando se completa el checklist o cuando entra a una lista inteligente.

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Medir

En Pipelines → Reporte (también en Analítica → Pipelines) eliges un proceso y un período y ves:

• Conversión entre etapas: de los que empezaron en el período, cuántos llegaron a cada etapa.
• Tiempo por etapa (promedio y mediana) y cuál es el cuello de botella.
• Cumplimiento de SLA, tiempo de ciclo y cuántos están vencidos ahora.
• Los registros más trabados en este momento.
• El tiempo de respuesta de cada aprobador y cuántas decisiones tiene pendientes.

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Qué incluye cada plan

En Ajustes → Planes ves cuántos procesos usas. Si bajas de plan, lo que ya tenías configurado sigue funcionando y puedes quitarlo, pero no agregar aprobaciones, SLA o portal nuevos. Las plantillas y Mia, en un plan sin estas funciones, crean el proceso sin ellas.

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API y webhooks

Los cambios de etapa que hagas por la API siguen las mismas reglas. Recibe en tus webhooks approval.requested, approval.decided, stage.sla_breached y project.milestone_completed, además de deal.stage_changed y record.stage_changed. Ver Webhooks.